Ta vare på medarbeidere

For å redusere spredningen av Coronaviruset og forebygge for stort press på landets helsetjenester, har norske myndigheter satt inn de mest omfattende og inngripende tiltakene siden andre verdenskrig. Disse tiltakene forutsetter at samfunnskritiske funksjoner ivaretas. Det er relativt få, som nå gjør det mulig å igangsette de nødvendige tiltakene for å verne de som er i størst fare for å dø av den smitten som hjemsøker både vårt og andre land.

Her gjør butikkansatte og annet servicepersonell en uvurderlig innsats. Uten dem ville dagligvarebutikkene måtte stenge, noe som ville ført til betydelige utfordringer for alle som i dag arbeider hjemmefra eller som er i karantene eller isolasjon.  

Også ledelsen kan kjenne på et betydelig press, både når det gjelder pålegg fra myndighetene, ressurstilgang, økonomi og ansattes arbeidssituasjon. Belastningen kan bli langvarig. Ledere må derfor sikre at ansatte ikke slites ut, men samtidig motivere dem til innsats over tid. Det er viktig at ledere har kunnskap om hva de kan gjøre for sine ansatte, både menneskelig og organisatorisk. Like viktig er det at den enkelte arbeidstaker evner å ivareta seg selv i det som er en krevende tid, slik at unødig slitasje og utmattelse kan forebygges.

Ansatte i handelsnæringene er i en situasjon der de må utføre en jobb, hvor de utsetter seg selv, og potensielt også andre, for smitterisiko. De står i et enormt arbeidspress fra dag til dag hvor de i tillegg til sine arbeidsoppgaver også må forholde seg profesjonelt og høflig mens de responderer på kundenes behov, forventinger og krav. Parallelt med at de utfører sitt arbeid, fortsetter livet utenfor og privatlivet hjemme, uten at de selv har god anledning til å holde seg oppdatert på hvordan det går med deres nærmeste. Slitasjen kan tære på både fysisk og psykisk.
Vi vil komme med noen råd til ledere og andre innen handelsnæringen, som forhåpentligvis kan være med å sikre at de ansatte opplever mestring og klarer å holde ut over tid. 
Vi presenterer hva organisasjonen kan gjøre, hva teamet kan gjøre, og hva den enkelte kan gjøre for å sikre at ansatte ivaretas på en god måte.

Hva kan organisasjonen gjøre?

Det er organisasjonens ansvar å ha på plass rutiner og strukturer som ivaretar ansatte på en god måte.

• Fra arbeidspsykologien vet vi at god ledelse og et godt arbeidsklima alltid er svært viktig for trivsel og arbeidsglede. I møte med en krise, stilles det ekstra store krav til ledere på alle nivå. Spesielt i en krisesituasjon er det viktig at øverste leder er tilgjengelig og synlig enten fysisk eller via avtalte digitale møtepunkter. Ledere må vise lederskap gjennom omsorg, forståelse, støtte og informasjon. De må spesielt strekke seg ut mot ansatte de vet lever i en vanskelig livssituasjon, som at noen i familien er blant risikogruppene eller er blitt syke, at de har et lite nettverk å støtte seg til, eller at de nylig har opplevd dødsfall eller andre livsbelastninger. Dersom en ansatt sliter psykisk, har fluktbakgrunn, eller strever med angst og bekymringer, er det sannsynlig at vanskene kan øke i intensitet i den nåværende situasjonen. Vennlighet, interesse og omtanke er god lederomsorg i den aktuelle situasjonen. Dersom en ansatt må få fri eller avlastning for å hjelpe andre hjemme, kan vedkommende få dårlig samvittighet overfor andre kolleger eller føle på utilstrekkelighet. Det er viktig at lederen er sensitiv til dette og imøtekommer disse behovene på en støttende og ivaretakende måte.

• Høyt arbeidsstress og slitasjenivå øker sjansen for konflikter på arbeidsplassen. Konflikter må ikke skyves under teppet, selv om det ikke nødvendigvis er mulig å adressere dem til fulle i den nåværende situasjonen. Lederen må sikre at alle parter i en konflikt høres, men forklare hva som kan gjøres nå og hva som må vente til et senere tidspunkt. De må skapes forståelse for at den kortsiktige driften akkurat nå har prioritet, slik at hjulene kan holdes i gang.

• Vi har arbeidet i krigs- og katastrofesituasjoner og vet hvor viktig det er med gode hvilerutiner borte fra arbeidet. Det gjør at personell holder ut over tid. Det er leders ansvar å sikre at personell ikke sliter seg helt ut. Noen er svært innsatsvillige og kan stille opp så mye at de går fullstendig tom. I en tid der mange permitteres og går en usikker tid i møte, kan ansatte i kritiske samfunnsfunksjoner ønske å yte ekstra, og ikke tillate seg selv å kjenne på egne grenser og behov. Enkelte kan føle at de må yte for å avlaste andre de vet har det tøft. Selv om mange kan kjenne økt overskudd og energi i en krise, må krefter disponeres fornuftig. Godt lederskap er derfor å ‘ta pulsen’ på stabens slitasje og sikre at de tar vare på seg selv gjennom pauser og dager fri fra jobben. Dette må ledere sette ord på – men de må også vise vei gjennom å sette grenser også for seg selv. Ingen er tjent med at ledere eller ansatte sliter seg selv ut fordi det ikke prioriteres eller sikres tilstrekkelig kollegastøtte eller selv-ivaretagelse. På den enkelte arbeidsplass kan leder etablere en ledergruppe, slik at lederen også kan sørge for egne hvilepauser. Leder kan også trenge tid til å forberede tiltak for å redusere medarbeideres bekymring og slitasje og tenke strategisk på fremtiden.

• I den aktuelle situasjonen kan det være at nye medarbeidere må supplere de mere erfarne eller dem som står i fare for å bli utslitt. Organisasjonen må derfor sørge for at nye medarbeidere får god nok opplæring, slik at de kjenner seg trygge i sine arbeidsoppgaver, og på hva man kan og hva man ikke kan forvente av dem. Dette er en utfordring i hektiske og pressede arbeidsdager, men er like fullt viktig å prioritere for å unngå frustrasjon i kollegamiljøet eller unødig usikkerhet og slitasje hos den nyansatte.

• Informasjonsledelse innebærer å skape forutsigbare rutiner. Start gjerne arbeidsdagen med en oppdatert orientering. Legg vekt på fakta, unngå spekulasjoner og høyttenkning. Selv om det ikke er noe nytt å meddele, så hold tidspunktet for informasjonsmøtet. God og forutsigbar informasjonsflyt er særdeles viktig i en usikker og truende situasjon. En e-post eller en bulletin som oppsummerer eventuelle endringer og hva som gjøres for å følge opp ansattes sikkerhet og velvære, er et viktig signal om at ledere og organisasjon bryr seg om både medarbeidere og organisasjonens fremtid. Det bør legges til rette for at de ansatte selv på en enkel måte kan tilbakemelde utfordringer de opplever slik at dette raskt kan gripes fatt i, som endringer i hygieneprosedyrer, hvordan varer presenteres, og hvordan de ansatte selv skal forholde seg til kunder som opptrer i strid med anbefalinger fra helsemyndigheter. Det er viktig at organisasjonen formidler tydelig til de ansatte at de ikke skal stå i disse utfordringene alene.

• Både enkeltpersoner og grupper kan i enkelte situasjoner ha behov for psykologisk oppfølging. Organisasjonen må sikre at rutiner og ressurser er på plass for dette. Det er ikke mange som behøver å benytte seg av slike tilbud, men det gir sikkerhet å vite at det er en mulighet, og er med på å normalisere at man kan få reaksjoner på å stå i en belastende situasjon over tid. Det formidler også omsorg fra organisasjonens side. Et slikt tilbud er spesielt viktig for dem som har en belastende livssituasjon utenfor arbeidsarenaen i tillegg. Et eventuelt tilbud om oppfølging hos psykolog fratar ikke ledelsen ansvaret for oppfølging av medarbeidere og gruppe.

• Motivasjonsledelse innebærer så langt det er mulig å holde motet oppe. Situasjonen vi er i får konsekvenser for mange bedrifter og arbeidstakere. Fremtiden er uviss for mange. Falske forhåpninger for å trøste er ingen god motivasjonsstrategi. Realisme kombinert med nærhet og tilgjengelighet kan berolige i en krevende tid. Det spesielle i den situasjonen vi står oppi, er jo nettopp uvissheten om tidsperspektivet og konsekvensene. Mens ledere motiverer for pågangsmot og innsatsvilje hos dem som står i en krevende arbeidssituasjon, er det også viktig at lederne hvis mulig strekker seg ut mot dem som er syke, er i karantene eller er permittert. De trenger kanskje ekstra mye å kjenne på en tilhørighet.

Hva kan teamet gjøre?

De fleste arbeider i et fellesskap med andre. Mange arbeider i team, og opplever dermed en gjensidig avhengighet av hverandre for å kunne oppnå mål, resultat og trivsel. Vi refererer her til dem som arbeider sammen i gruppe gjennom en vakt eller et skift, som et arbeidsteam.

• For at arbeidsteamet skal fungere godt er det avhengig av god ledelse og godt samspill, slik som nevnt over. Det er teamlederen som må ‘ta pulsen’ på teamet med jevne mellomrom og sikre at det som sliter ekstra på i arbeidssituasjonen fanges opp, og at den som begynner å møte sin grense får pause eller avløsning.

• Om det er mulighet til det, vil en kort teamsamtale før dagens arbeidsøkt og spesielt før arbeidsteamet går hver til sitt, være bra. Da kan bekymringer og frustrasjoner luftes ut, det kan gis rom til å adressere usikkerhet, og man oppnår en mulighet til å komme med ideer til tiltak som kan bedre arbeidssituasjonen. Sammen vil en gruppe kunne motivere hverandre og gi gjensidig støtte, og det kan også oppstå en felles humor eller et eget «språk» som gir mental beskyttelse, mestring og samhold. I et slikt ‘teammøte’ kan en også ta opp hvordan teamet fungerer sammen, gode relasjoner kan bevares, og eventuell misnøye kan tidlig identifiseres.

• Ivaretagelse av nyansatte eller vikarer er også svært viktig. Når teamet tar godt vare på dem, vil ikke bare arbeidsbelastningen fordeles på flere, men teamet vil også få tilgang på personer som tilfører nye perspektiv. God ivaretakelse av nye teammedlemmer og erfaringsoverføring fra erfarne til de nye, sikrer dermed gode relasjoner og gode prestasjoner. Det kan være hensiktsmessig å sette en erfaren og en uerfaren medarbeider sammen til å jobbe i par i starten for å gi trygghet i ny rolle og raskt bli del av teamet.

• Hvis noen oppgaver i teamet er mer slitsomme enn andre, er avløsning eller rotering innen teamet viktig. Da fordeles belastningene på flere. Også her er det teamlederens ansvar å sjekke ut om noen alltid sier ja eller «ofrer seg» for andres ve og vel, og motvirke at noen sliter seg helt ut.

• Hvis mulig, så tenk på en påskjønnelse i form av noe ekstra til medarbeidere for den gode innsatsen. I disse tider der fokus på smittevern setter visse begrensninger, kan det være mye omsorg i en skål med innpakkede twist-biter, et håndskrevet kort eller en hilsen til alle på pauserommet.

• Om en selv sliter så er en samtale med en god kollega god å ta, slik at de hjemme ikke må belastes unødig med arbeidsfrustrasjoner. Frustrasjoner og skuffelser, som er oppstått på arbeidsplassen, bør også bearbeides der. Teamledere som anerkjenner innsatsen, gir feedback på prestasjoner og som gir god støtte i hverdagen er gull verdt. Teamledere som holder gruppen godt orientert om nye tiltak og annen informasjon fra organisasjonen gir fellesskapsfølelse. I tillegg kan teamlederen være en god rollemodell ved å sette ord på noen følelser og reaksjoner det er vanlig å ha, eller som vedkommende kanskje selv kjenner på, for å åpne opp for at også andre kan inngå i samtaler om dette. Det er også viktig å huske på dem som eventuelt er i karantene eller er sykemeldt, som kan kjenne på dårlig samvittighet eller føle seg utenfor det fellesskapet som ofte oppstår på en arbeidsplass i krisetider. Om teamlederen ikke selv har mulighet til å ta kontakt, se om en annen fra teamet kan gjøre det eller om teamet i sin helhet kan sende en hilsen.

• Alt som er vanskelig er lettere når en løfter godt i lag. Humor demper spenning, binder gruppen sammen og mobiliserer energi. Den skal selvfølgelig ikke gå ut over kunder, og bør ikke komme til uttrykk på en måte som bagatelliserer sykdomsrisiko eller latterliggjør andres reaksjoner i situasjonen vi nå befinner oss i, men godt humør smitter på en god måte og hjelper oss til å oppleve litt avstand til utfordringer, krav og bekymringer.

Hva kan du selv gjøre?

Alle har et eget ansvar for å ta vare på seg selv. I jobbsammenheng, er dette ansvaret forbundet med egenomsorg, grensesetting og tydelig kommunikasjon overfor andre, slik at det er mulig å mestre en krevende arbeidssituasjon over tid.

De fleste vil ha erfaring med hva som fungerer for en selv når det gjelder å håndtere stressfylte perioder fra tidligere. Dette vil variere fra person til person, og er viktig å bli kjent med for å kunne bruke strategiene forebyggende og i møte med krevende perioder.  

• Bruk det som har virket for deg tidligere, så sant det ikke er destruktive strategier som å isolere seg unødig eller bruke alkohol til å dempe spenning. Situasjonen i Norge nå umuliggjør en del vanlige stressmestrings-metoder ettersom en rekke fritidsarenaer og samlingssteder er stengt ned. Det å sikre avbrekk, ta pauser og bli restituert blir ekstra viktig. Om dette er en time med god musikk på ørene, et hyggelig familiemåltid, mosjon og trening, tumle rundt med barna på gulvet hjemme, eller noe annet, spiller mindre rolle. Det viktige er at du gjør noe som bidrar til ro, glede og avspenning.

• Mange fremhever musikk og fysisk aktivitet som gode stressmestringsmetoder, og med rette. Kjenner man seg stresset eller sliten, vil avslapningsteknikker, justering av forventninger til seg selv, og det å minne seg selv på hvor viktig det en gjør er, være veldig betydningsfullt. Spesielt dere som har så sentrale funksjoner i dagens krisesituasjon, må minne dere selv på at dere gjør noe stort for fellesskapet. Uten dere vil Norge stoppe, det er sikkert. Vi er mange som er takknemlige.

• Bruk andre rundt deg til å snakke med dersom du opplever at du er sliten. En god samtale med noen du stoler på, enten det er en på jobben, en partner eller en god venn, kan oppleves svært godt. Vi vet også at det å skrive om hvordan du opplever situasjonen kan ta tankene ‘ut av hodet og over på papiret’, noe som også kan hjelpe.

• Dersom du bekymrer deg mye over situasjonen du befinner deg i, så er det ikke rart. Det er likevel viktig å skille mellom konstruktive bekymringer og frykt som bidrar til handlingsendring og at du tar viktige forholdsregler, og den typen bekymring som går over i destruktiv grubling som bare gjør deg engstelig og tapper deg for energi. Vedvarende bekymring hverken beskytter deg eller bidrar til at situasjonen endrer seg. Det er derfor viktig å få kontroll på mengden tid du bekymrer deg. Å utsette bekymringer til en fast ‘bekymringstid’ kan være til hjelp. Sett av 15-20 minutter som er din bekymringstid. Dersom bekymringstankene kommer inn før eller etter denne tiden, så sier du til deg selv uten å bli irritert; «Nå kom det en bekymring inn i tankene mine. Den utsetter jeg til bekymringstiden min». Dersom de gjør dette hver gang, så vil utsettelsestanken etter hvert bli automatisk. Det trengs å trene på dette, så det er viktig at du ikke gir opp om du ikke får det til med én gang. Dette er viktig – for hver eneste gang du bekymrer deg blir kroppen litt mer urolig og bruker tid på å roe seg ned. Andre måter å redusere bekymring på kan være ulike distraksjoner, som tid sammen med andre, en god film, «hjernetrim», matlaging eller andre positive aktiviteter.
  

• Vi anbefaler også at du tar i bruk pusteøvelser, muskelavspenningsøvelser eller andre positive forestillingsteknikker dersom du opplever å være stresset. Det trenger ikke være avansert eller omfattende, og det finnes mange eksempler på Internett. En enkel pusteøvelse er å puste inn med nesten mens du teller til fire inni deg, holder pusten like lenge, og puster rolig ut mens du teller til åtte. Gjenta dette 4-5 ganger og kroppen blir roligere.

• Husk at det er normalt å bli sliten når en gjør en slik ekstra innsats for fellesskapet. Ta vare på deg selv, tenk på hvordan du kan økonomisere med kreftene dine, og motiver deg selv med å si «Det er forbigående, kan vare lenge, men min innsats er viktig». Og vit at vi er mange som vet hvor viktig innsats dere gjør, selv om den fysiske avstanden mellom oss gjør at dere ikke ser oss.

Oppsummering

• Det er et lederansvar å sørge for omsorg, oppfølging av ansatte i karantene/sykmelding, nødvendige tilpasninger og forutsigbar informasjonsflyt

• Gjennom tilstrekkelig opplæring, rutiner og samarbeid settes kolleger i stand til å hjelpe hverandre med oppgaver og samtidig støtte hverandre gjennom en krevende tid

• Teamleder bør tilrettelegge for møter med eget team for å gi oppdateringer, sjekke ut hvilke utfordringer og frustrasjoner teamet opplever, samt gi rom for avlastende samtaler i en gruppe som opplever det samme

• Leder bør gjennom samtaler og modellæring hjelpe ansatte å sette grenser for seg selv, fordele arbeidsbelastning og skape samhold og felles mestring

• Ansatte har ansvar for å ta vare på seg selv gjennom egne mestringsstrategier, kommunikasjon med ledelse og kolleger og gjennom å sette nødvendige grenser for seg selv

• Bekymringer og personlige belastninger bør snakkes om sammen med noen man har tillit til for å unngå slitasje over tid

• Det er beskyttende for den enkelte å kunne fokusere på arbeidsoppgavene og hvilken betydning dette har for fellesskapet, og samtidig oppleve forståelse fra en støttende leder og være del av et godt arbeidsmiljø  

Se også følgende linker:

• Oppfølging av ansatte i forbindelse med Corona
• How to cope with quarantine isolation
• Taking care of employees